Beoordelingsgesprekken Voeren

Gratis Artikelen

Interesse in deze en overige Tools?

Meld u aan als gebruiker en krijgt onbeperkt toegang tot deze financiële portal.

Gaat u binnenkort beoordelingsgesprekken voeren met uw werknemers? Bereid u dan goed voor alvorens u een beoordelingsgesprek ingaat. In een beoordelingsgesprek beoordeelt de leidinggevende het functioneren van een werknemer. Het gesprek kent in tegenstelling tot het functioneringsgesprek een tamelijk eenzijdig karakter: u als leidinggevende voert voornamelijk het woord.

Meestal wordt een beoordelingsgesprek gevoerd aan de hand van een beoordelingsformulier. Hierop staan diverse categorieën vermeld. Per categorie kan beoordeeld worden, zoals bij een rapport. Het beoordelingsgesprek heeft vaak directe consequenties voor de werknemer. Dat kan zijn op het terrein van zijn salaris, zijn secundaire arbeidsvoorwaarden of zijn takenpakket.

Neem ruim de tijd voor het voeren van een functioneringsgesprek (ongeveer een uur per persoon) en kies een rustige ruimte waar u niet gestoord wordt door mensen of telefoontjes.

Let hierbij op de volgende aandachtspunten

Aandachtspunt 1
Wees duidelijk over het doel van gesprek

Het is bij de invoering van beoordelingsgesprekken van belang duidelijk te zijn over het doel. Voor werknemers zijn dergelijke gesprekken vaak enerverend: ze worden immers rechtstreeks beoordeeld. Zorg daarom dat er zoveel mogelijk duidelijkheid onder het personeel bestaat over het doel dat u met de beoordelingsgesprekken nastreeft.

Duidelijke afspraken waar de medewerker op wordt beoordeeld, verhoogt de kwaliteit van het gesprek. Een verborgen agenda zorgt vaak voor achterdocht en voorzichtigheid bij de beoordeelde.

Aandachtspunt 2
Stel duidelijke criteria vast

Het is van belang de beoordeling aan de hand van duidelijke criteria vast te stellen. De werknemer moet weten waarop hij beoordeeld wordt. Het beoordelingsgesprek moet dan ook aansluiten bij eerdere afspraken met de werknemer. Geef aan het begin van het gesprek weer wat de bedoeling van het gesprek is, welke onderwerpen achtereenvolgens aan bod komen en wat de beschikbare tijd is.

Indien afspraken gemaakt worden, zorg er dan voor dat dit concrete, meetbare afspraken zijn, zodat deze later, bijvoorbeeld in het volgende functioneringsgesprek getoetst kunnen worden.

De medewerker hoeft het uiteindelijk niet eens te zijn met de beoordeling. De beoordeling is immers datgene wat u, de leiding, van het functioneren van een medewerker vindt. Wel is het van belang dat de medewerker op grond van uw onderbouwing begrijpt en accepteert dat hij/zij op deze manier beoordeeld is.

Aandachtspunt 3
Gebruik een standaardformulier

Het gebruik van een standaardformulier is sterk aan te raden. Zo’n formulier wordt onderverdeeld in verschillende categorieën, zoals kwaliteit, collegialiteit en productiviteit. Het formulier moet zoveel mogelijk duidelijkheid geven over de criteria en de manier van beoordelen. Vaak wordt gewerkt met een schaal van 1 tot 5, waarbij 1 voor ‘zeer goed’ staat en 5 voor ‘onvoldoende’.

Aandachtspunt 4
Baseer u op feiten

Baseer u in een beoordelingsgesprek zoveel mogelijk op ‘harde’ feiten. U kunt de werknemer niet confronteren met vage gevoelens en vermoedens.
Gebruik bij uw motivering, dat wil zeggen de onderbouwing van uw oordeel, voorbeelden die liggen in het gedrag van de medewerker, niet in de persoon van de medewerker. Bijvoorbeeld: “Ik heb meerdere malen geconstateerd dat jij achterover in een stoel gaat hangen als jij klaar bent met je eigen werk” in plaats van “Jij bent lui”.

Gebruik voorbeelden van gedrag en feitelijke gebeurtenissen om uw oordeel te onderbouwen, zodat het niet bij een mening blijft.
Voorkom dat u uw oordeel baseert op een enkel incident of voorval dat recent heeft plaatsgevonden. Beoordeel het functioneren over de totale beoordelingsperiode, dat wil zeggen een heel jaar.

Voor de beoordeelde is het belangrijk dat hij een beeld krijgt bij de beoordeling. Met uitspraken zoals “Ik voel dat je het nog niet kan” of “Iets zegt me dat het wel in orde is” kan uw medewerker weinig. Wees daarom specifiek in uw oordeel en onderbouw uw mening met feiten.

Aandachtspunt 5
Leg een dossier aan

Verzamel door het jaar opmerkingen en aantekeningen, zodat u bij het gesprek niet met lege handen staat. Hierdoor voorkomt u ook dat u zich te veel
laat leiden door de meest recente gebeurtenissen.

Aandachtspunt 6
Voer het juiste gesprek op het juiste moment

Zorg ervoor dat het beoordelingsgesprek en het functioneringsgesprek niet te kort achter elkaar plaatsvinden. Het ligt voor de hand het beoordelingsgesprek aan het einde van het jaar te houden (voor kerstmis). Een goed tijdstip voor het functioneringsgesprek is bijvoorbeeld vlak voor de zomer.

Aandachtspunt 7
Neem de tijd voor het gesprek

Niets is zo schadelijk voor de motivatie van het personeel als een ‘afgeraffeld’ beoordelingsgesprek. Voor de werknemer is een beoordelingsgesprek een belangrijk moment. De werkgever doet er dan ook verstandig aan de tijd te nemen voor het gesprek (minimaal een uur) en het gesprek serieus voor te bereiden.

Aandachtspunt 8
Maak er geen éénrichtingsgesprek van

Bij beoordelen is sprake van formele ongelijkheid. Dit betekent echter niet dat alleen de beoordelaar aan het woord is. Vraag de beoordeelde naar zijn eigen mening en vraag deze te onderbouwen. Hiermee brengt u meer dynamiek in het gesprek en verhoogt u de betrokkenheid van de medewerker.

Laat uw medewerker vooraf zijn eigen beeld geven, gebaseerd op het beeld dat de omgeving van hem of haar heeft. Dit wordt ook wel 360 graden beoordeling genoemd.

Er bestaat bij veel managers angst om de mening van de beoordeelde te betrekken. Onderzoek heeft echter uitgewezendat bij deze wijze van beoordelen de beoordeelde vaak kritischer is over zijn functioneren dan u zelf als leidinggevende bent.

Aandachtspunt 9.
Geef aan welke consequenties er aan de beoordeling verbonden zitten

Soms is het voor medewerkers niet duidelijk welke consequenties er aan een beoordeling gekoppeld zitten. Dit is vaak het geval, wanneer er geen systematiek van promotie of beloning is afgesproken. Toch zal het waarschijnlijk zijn dat u de volgende keer verbetering verwacht of u wilt zien dat uw medewerker zich zo positief blijft ontwikkelen. Vergeet niet om dit dan ook af te spreken met elkaar. De beoordeling krijgt hierdoor meer verband met de volledige cyclus.

Aandachtspunt 10
Feliciteer een goede medewerker met de geleverde prestatie

Beoordelen pakt nooit uitsluitend negatief uit. Ook positieve elementen behoren tot een beoordeling. We zeggen vaak gemakkelijk dat iemand (nog) niet goed functioneert, maar vergeten vaak goede medewerkers een compliment te geven. Doe dit en u zult zien dat u medewerker nog kritischer wordt op zijn of haar eigen handelen met als resultaat dat uw werknemer nog beter zal gaan presteren.

Interesse in deze en overige Tools?

Meld u aan als gebruiker en krijgt onbeperkt toegang tot deze financiële portal.

Item toegevoegd aan winkelwagen.
0 items - 0,00